Avril | girlintoronto

Avril : Premier mois de stage

Semaine du 3o Mars au 3 Avril

Semaine du 6 au 10 Avril

Semaine du 13 au 17 Avril

Semaine du 20 au 24 Avril

J'ai débuté mon stage le mardi 31 Mars. Dès mon arrivée sur place, j'ai été impréssionnée par la beauté du lieu. Il s'agit d'un hôtel très luxueux et vaste. Mon responsable m'a directement acceuilli et m'a presenté à toute l'équipe : les cuisiniers, les femmes de ménages, les receptionnistes, les managers etc. Il m'a ensuite permis de visiter l'hôtel, le restaurant, le front desk, la salle de conférence ainsi que les différentes chambres disponibles (Queen, King, Double, Twins, suites etc.). Situé au coeur du centre ville, l'équipe m'a expliqué quels étaient les lieux touristiques les plus intéressants à proximité de l'hôtel.

Après cette introduction , j'ai eu l'opportunité d'observer le travail des réceptionnistes. Ces derniers m'ont expliqué comment faire un check in, un check out, recevoir un paiement et répondre aux clients. Cela m'a semblé assez difficile car je n'ai jamais travaillé dans un hôtel auparavant et de plus il faut gérer cela en anglais. J'ai eu rapidement l'occasion de découvrir que l'hôtel accueille principalement une clientèle Business et ces derniers sont assez exigeants. Le receptionniste m'informe que je pourrai l'aider lorsqu'il recevra des clients Français, cela me fait beaucoup plaisir. J'ai également comptabilisé les réservations de la saison prochaine afin de me rendre compte du nombre de chambres encore disponibles dans un futur proche. Cette première journée a été riche en informations car je ne connaissais rien du milieu de l'hôtellerie.

Après avoir découvert le fonctionnement de l'hôtel, mon responsable de stage m'a confié mes premières missions. Tout d'abord, je commence par créer la Newsletter du mois, il s'agit d'une brochure que reçoivent tous les salariés. On y retrouve la citation du mois, les dates d'anniversaires des employés, les moments clés du Strathcona hotel, les évènements prenant place à Toronto etc. Je dois également m'occuper de vérifier quels sont les clients venus à l'hôtel lors d'un important congrès grâce au logiciel de l'hôtel, ceci a pour but de leur remettre une comission par la suite. Cette tâche est répétitive et moins enrichissante. Ces premières missions me prennent du temps car je ne connais pas encore bien l'équipe, leurs postes et le fonctionnement de l'entreprise.

J'ai attaqué cette nouvelle semaine à faire mes premiers contrats. Il s'agit en réalité de devis pour les clients souhaitant réserver des nuits d'hôtels groupées. Mon rôle est donc d'analyser la demande du client. Ce dernier envoie un email avec toutes les informations qu'il désire (type de chambres, nombre de nuits, nombre de personnes, services etc.) et je dois répondre à sa demande en lui proposant une offre et un prix. Pour commencer, je me suis aidée des templates d'anciens devis car il est difficile de répondre au client lorsque l'on ne connait pas encore bien l'hôtel, les chambres et ses services. En règle générale, ces clients sont des entreprises qui passent des nuits à l'hôtel dans le cadre d'un séminaire professionnel ou de conférences.

J'ai également été en charge de faire le Monthly report. Il s'agit de tous les détails budgétaires (packages, discount, groupes). Via Excel, j'ai comptabilisé les nuits d'hôtels et le bénéfice total du mois de Mars. J'ai eu quelques difficultés avec les termes rattachés au vocabulaire de l'hôtellerie. Il m'a fallu un certain temps pour comprendre le fonctionnement du tableur Excel ainsi que les calculs. Ces tâches me permettent de rentrer dans le vif du métier et de voir comment le Strathcona Hotel fonctionne. En effet, j'ai un aperçu du chiffre d'affaire mensuel de l'entreprise.

J'ai encore eu l'occasion d'utiliser le logiciel de l'entreprise afin de rechercher la clientèle qui était venue sur une certaine date. Cela avait pour but de connaître quels étaient les clients qui avaient participé à une conférence. Je commence à me familiariser un peu plus avec la plate-forme des réservations. Cela me permet de connaître le type de clientèle qui est venu à l'hôtel (origine, âge, raison du voyage).

J'ai terminé la newsletter du mois, mon responsable est satisfait et me demande seulement d'apporter quelques modifications au niveau des photos, elle est ensuite imprimée pour l'ensemble des salariés. Ensuite je commence une nouvelle mission, celle de community manager. Il s'agit de faire la promotion de l'hôtel via les réseaux sociaux comme Facebook ou Twitter. C'est une tâche que j'avais déjà effectuée lors d'un autre stage et que j'avais beaucoup appréciée. Je pense que cette dernière est essentielle car elle permet d'attirer et fidéliser la clientèle. Mon rôle a été de planifier et écrire tous les articles qui allaient être postés sur les réseaux sociaux ce mois-ci. Il a donc fallu que je recherche les évènements marquants arrivant à Toronto en Avril. J'ai également passé quelques heures à rechercher des informations sur les Pan am Games, c'est un événement sportif majeur (très similaire aux jeux olympiques) prenant place dans la ville cet été. Mon responsable souhaite que je crée un package incluant nuits d'hôtels et tickets pour l'événement.

J'ai également été en charge d'appeler certains bars de la ville pour leur demander quelques informations sur les prix de leurs boissons pour y amener des clients de l'hôtel. En fin de semaine, mon responsable m'a montré comment entrer les tarifs des chambres pour les partenariats sur le site web de l'hôtel. Cela reste encore un peu confus.

J'ai commencé cette semaine avec une réunion intéréssante. Mon responsable m'a proposé de l'accompagner à un important meeting. Il s'agissait d'une rencontre avec Alliance Française, une association francophone qui souhaitait mettre en place un partenariat avec l'hôtel. En effet, cette dernière avait besoin de chambres pour loger ses étudiants venant du monde entier et en échange, elle proposait de faire la pub pour l'hôtel (promotion sur le site web, pub radio et tv) et d'offrir des cours de langues aux clients. J'ai apprécié ce moment car je me suis sentie utile, en effet les salariés étant tous Français, j'ai servi d'interprète. Personnellement je pense que ce partenariat serait très bénéfique pour l'hôtel car ils reçoivent de nombreux Français et aucun salarié ne parle la langue couramment.

Après avoir écrit un résumé de cet entretien à mon responsable, nous avons réfléchi à l'intêret de ce partenariat et nous pensons qu'il peut être intéressant mais qu'il faut encore négocier la gratuité des chambres et en discuter avec le general manager.

Lors de cette réunion, j'ai appris a connaître un peu mieux mon maître de stage, un pur Canadien. J'ai remarqué une différence culturelle. Par exemple, au Canada, très peu de personnes fument, il m'a rapidement demandé mon rapport à la cigarette car tous les stagiaires Français qu'il a eu auparavant fumaient et il ne supportait pas l'odeur ! Il était donc bien rassuré que je ne fume pas. D'ailleurs, il n'y aucune pause cigarette durant les heures de travail, cela n'existe pas.

J'ai également commencé à créer la newsletter du mois de Mai en imaginant une mise en page florale correspondant à l'arrivée du printemps et en recherchant de nouvelles informations relatives aux événements du mois dans la ville et dans l'entreprise.

La mission la plus importante de ma semaine a été la prospection client. Effectivement, depuis des années, l'hôtel a reçu de nombreuses demandes pour héberger la clientèle de différentes compagnies. Tout d'abord, en utilisant les anciens contrats (datant de 2005 à aujourd'hui), il a fallu que je réalise un tableau Excel en inscrivant les noms de ces compagnies, ainsi que leurs emails, leur adresse et le contact principal. Je devais également rechercher si l'entreprise existait toujours, si ses coordonnées avaient changé, cela avait pour but de faciliter la tâche suivante. En effet, j'ai du ensuite recontacter toutes ces entreprises afin de les inciter à utiliser une seconde fois les services de l'hôtel. La liste étant proche de 100 contacts, cela m'a pris énormément de temps. Cette mission n'est pas très encourageante car la plupart du temps, les entreprises ne prennent pas la peine de répondre ou ne sont pas intéréssées.

Cependant, mon responsable m'a expliqué que cette tâche était essentielle lorsqu'on travaille dans le marketing. C'est un enjeu vital pour les entreprises de fidéliser les clients qui sont déjà venus à l'hôtel, notamment si ils ont apprécié leur séjour. J'ai essayé de mettre en place un marketing one to one en adressant des emails personnalisés en changeant à chaque fois le contenu du message en fonction de la cible.

Cette nouvelle semaine démarre avec une tâche peu intéressante. En effet, chaque année, le directeur des ventes se doit de mettre à jour le plan marketing. Il s'agit d'une prévision du budget annuel. J'ai donc été en charge de mettre à jour le fichier excel de l'an dernier afin de l'adapter aux recettes actuelles. Cette mission n'est pas difficile, simplement très répétitive, il faut donc rester concentrer car il est simple de faire des erreurs et de tout décaler. Cette année, la rue où se situe l'hôtel a été en travaux de nombreux mois, ce qui a considérablement baisser l'activité de l'entreprise. Il a donc fallu tenir compte de cette contrainte.

J'ai principalement effectué une tâche cette semaine. Je me suis connectée sur le Global System Distribution de l'hôtel. Il s'agit d'une plate forme électronique qui permet de gérer les réservations et tarifs de chambres , ce dernier est utilisé par tout hôtel, compagnies aèriennes, agence de voyages ou TO pour connaître l'etat des stocks disponibles. Le Strathcona Hotel utilise Ihotelier-Travel Click. N'ayant jamais effectué de stage en agence de voyages ou dans le domaine de l'hôtellerie, il m'a fallu un certain temps pour comprendre le logiciel. Ma mission a été de vérifier et de rentrer tous les tarifs des packages, groupes et entreprises partenaires sur la période Avril 2015 à Avril 2016. En réalité, cela n'avait généralement pas encore été enregistré pour la saison à venir. L'hôtel ayant 306 partenaires, cela m'a pris un certain temps.

Cette mission est intéressante car elle m'a permis de comprendre davantage le fonctionnement de réservations de l'hôtel qui, jusqu'à présent, restait assez flou. Cette mission requiert de la concentration, en effet il faut que je vérifie toutes les données que je rentre dans le logiciel, car si je fais une erreur de prix (par exemple $100 au lieu de $150), c'est le tarif qui va s'afficher dans l'onglet réservation du site web, les personnes vont directement réserver à ce prix en ligne.

Je me suis aussi chargée de chercher des informations et de me renseigner un maximum sur " Denim for the cure ", il s'agit d'un évènement qui permet de récolter des fonds pour la lutte contre le cancer du sein. Ce dernier prend place le 12 Mai et est en partenariat avec de nombreux hôtels de la ville notamment le Strathcona. Il va donc falloir en faire la promotion, mon rôle est de chercher des idées pour inciter la clientèle a faire des dons (Ex : concours, package, jeux, réseaux sociaux etc.) J'ai donc réaliser un plan média des actions à mettre en place sur tout le mois de mai.

Cette semaine a été bénéfique car j'ai ressenti une nette amélioration de mon travail depuis mon arrivée. En effet, après un mois de stage, je me sens plus à l'aise avec la langue anglaise mais aussi avec les missions que l'on me confie.

Semaine du 26 Avril au 1er mai

Je commence cette nouvelle semaine en reprenant mes missions sur " Denim for the cure ". Mon responsable a corrigé mon plan d'action et me demande de créer un poster pour promouvoir l'événement, on retrouvera ce dernier tout le mois de Mai à l'hôtel. Je décide donc de récupérer les logos et d'attaquer la création sur Photoshop. J'ai choisi de garder la charte graphique de l'événement (Bleu jean et rose bonbon) et j'ai essayé de réaliser une affiche dynamique à l'effigie de la cause. Les tâches graphiques sont celles que je préfère réaliser, de nature créative, j'adore mettre en pratique les compétences que j'ai acquises en cours de PAO (programmation assistée sur ordinateur). Après quelques modifications apportées par le manager général, la voilà affichée.

Mardi, j'ai commencé à répondre aux clients au téléphone. En effet, ces derniers appellent pour réserver une chambre, poser différentes questions sur l'hôtel etc. Cette tâche s'est avérée stressante car je n'étais pas vraiment à l'aise, d'une part, car je ne connais pas encore bien tous les services de l'hébergement et ,d'autre part, car il faut parler en anglais. Cependant ce type de mission est essentielle pour apprendre la langue et connaître davantage le fonctionnement de la strucure. Par ailleurs, ca me permet d'avoir un contact avec le client.

J'ai enfin eu une mission avec des responsabilités. En effet, j'ai du prendre les réservations et les entrer directement dans le système de l'hôtel. J'ai commencé par faire cette tâche avec mon responsable car je dois entrer les coordonnées bancaires, le type de chambre, le prix etc. et une erreur pourrait être fatale. Il s'agit principalement des groupes pour les conventions.

J'ai également été en charge de prendre des photos lors d'un repas entre salariés afin de m'en servir pour la newsletter du mois. Chacun a pu amené des plats typiques de son pays, c'était un moment très convivial où j'ai pu échangé et apprendre à connaître les employés davantage.

J'ai terminé la newletter du mois de Mai, contrairement à celle du mois d'Avril, mon responsable m'a fait davantage confiance et m'as laissé beaucoup plus de liberté pour la création.

Le très attendu film " Suicide Squad " avec comme acteurs principaux Will Smith et Ben Affleck va être tourné ce week-end devant l'hôtel ! La production va donc devoir payer l'hôtel car ce dernier devra éteindre les lumières et cacher son logo pendant le tournage. C'est la nouvelle dont tout le monde parle, je suis super excitée à l'idée de voir le tournage d'un film Américain aussi important. Au cours de la semaine, j'ai pu apercevoir l'équipe de tournage monter les décors du film à deux pas de l'hôtel ! AMAZING !